KazanGOST

Человеку непосвященному программа работы с таблицами Excel кажется огромной, непонятной
и оттого — пугающей. На самом деле это удобный инструмент, и если знать небольшие
хитрости, то можно сильно сократить время на выполнение обычных функций.

1. Быстро добавить новые данные в диаграмму:

Если для вашей уже построенной диаграммы на листе появились новые данные, которые
нужно добавить, то можно просто выделить диапазон с новой информацией, скопировать
его (Ctrl + C) и потом вставить прямо в диаграмму (Ctrl + V).

2. Мгновенное заполнение (Flash Fill)

Эта функция появилась только в последней версии Excel 2013, но она стоит того,
чтобы обновиться до новой версии досрочно. Предположим, что у вас есть список полных
ФИО (Иванов Иван Иванович), которые вам надо превратить в сокращённые (Иванов И.
И.).

Чтобы выполнить такое преобразование, нужно просто начать писать желаемый текст
в соседнем столбце вручную. На второй или третьей строке Excel попытается предугадать
наши действия и выполнит дальнейшую обработку автоматически. Останется только нажать
клавишу Enter для подтверждения, и все имена будут преобразованы мгновенно.

3. Скопировать без нарушения форматов

Вы, скорее всего, знаете про «волшебный» маркер автозаполнения — тонкий чёрный
крест в правом нижнем углу ячейки, потянув за который можно скопировать содержимое
ячейки или формулу сразу на несколько ячеек. Однако есть один неприятный нюанс:
такое копирование часто нарушает дизайн таблицы, т. к. копируется не только формула,
но и формат ячейки. Этого можно избежать, если сразу после протягивания чёрным крестом
нажать на смарт-тег — специальный значок, появляющийся в правом нижнем углу скопированной
области.

Если выбрать опцию «Копировать только значения» (Fill Without Formatting), то
Microsoft Excel скопирует вашу формулу без формата и не будет портить оформление.

4. Отображение данных из таблицы Excel на карте

В последней версии Excel 2013 появилась возможность быстро отобразить на интерактивной
карте ваши геоданные, например продажи по городам и т. п. Для этого нужно перейти
в «Магазин приложений» (Office Store) на вкладке «Вставка» (Insert) и установить
оттуда плагин Bing Maps.

Это можно сделать и по прямой ссылке с сайта, нажав кнопку Add. После добавления
модуля его можно выбрать в выпадающем списке «Мои приложения» (My Apps) на вкладке
«Вставка» (Insert) и поместить на ваш рабочий лист.

Останется выделить ваши ячейки с данными и нажать на кнопку Show Locations в
модуле карты, чтобы увидеть наши данные на ней.

5. Быстрый переход к нужному листу Появится оглавление, и на любой нужный лист можно будет перейти мгновенно.

Также можно создать на отдельном листе оглавление с гиперссылками. Это чуть сложнее, но зачастую удобнее.

6. Преобразование строк в столбцы и обратно

Если вам когда-нибудь приходилось руками перекладывать ячейки из строк в столбцы,
то вы оцените следующий трюк:

Выделите диапазон.

Скопируйте его (Ctrl + C) или, нажав на правую кнопку мыши, выберите «Копировать»
(Copy). Щёлкните правой кнопкой мыши по ячейке, куда хотите вставить данные, и выберите
в контекстном меню один из вариантов специальной вставки — значок «Транспонировать»
(Transpose). В старых версиях Excel нет такого значка, но можно решить проблему
с помощью специальной вставки (Ctrl + Alt + V) и выбора опции «Транспонировать»
(Transpose)

7. Выпадающий список в ячейке

Если в какую-либо ячейку предполагается ввод строго определённых значений из
разрешённого набора (например, только «да» и «нет» или только из списка отделов
компании и т. д.), то это можно легко организовать при помощи выпадающего списка:

Выделите ячейку (или диапазон ячеек), в которых должно быть такое ограничение.

Нажмите кнопку «Проверка данных» на вкладке «Данные» (Data — Validation).

В выпадающем списке «Тип» (Allow) выберите вариант «Список» (List).

В поле «Источник» (Source) задайте диапазон, содержащий эталонные варианты элементов,
которые и будут впоследствии выпадать при вводе.

8. «Умная» таблица

Если выделить диапазон с данными и на вкладке «Главная» нажать «Форматировать как
таблицу» (Home — Format as Table), то наш список будет преобразован в «умную» таблицу,
которая (кроме модной полосатой раскраски) умеет много полезного:

Автоматически растягиваться при дописывании к ней новых строк или столбцов.

Введённые формулы автоматом будут копироваться на весь столбец.

Шапка такой таблицы автоматически закрепляется при прокрутке, и в ней включаются
кнопки фильтра для отбора и сортировки.

На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) в такую таблицу можно добавить
строку итогов с автоматическим вычислением.

9. Спарклайны

Спарклайны — это нарисованные прямо в ячейках миниатюрные диаграммы, наглядно
отображающие динамику наших данных. Чтобы их создать, нажмите кнопку «График» (Line)
или «Гистограмма» (Columns) в группе «Спарклайны» (Sparklines) на вкладке «Вставка»
(Insert). В открывшемся окне укажите диапазон с исходными числовыми данными и ячейки,
куда вы хотите вывести спарклайны. После нажатия на кнопку «ОК» Microsoft Excel
создаст их в указанных ячейках. На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) можно
дополнительно настроить их цвет, тип, включить отображение минимальных и максимальных
значений и т. д.

10. Восстановление несохранённых файлов

Пятница. Вечер. Долгожданный конец ударной трудовой недели. Предвкушая отдых,
вы закрываете отчёт, с которым возились последнюю половину дня, и в появившемся
диалоговом окне «Сохранить изменения в файле?» вдруг зачем-то жмёте «Нет».

Опустевший офис оглашает ваш истошный вопль, но уже поздно — несколько последних
часов работы пошли псу под хвост и вместо приятного вечера в компании друзей вам
придётся восстанавливать утраченное. На самом деле, есть неслабый шанс исправить
ситуацию. Если у вас Excel 2010, то нажмите на «Файл» — «Последние» (File — Recent)
и найдите в правом нижнем углу экрана кнопку «Восстановить несохранённые книги»
(Recover Unsaved Workbooks). В Excel 2013 путь немного другой: «Файл» — «Сведения»
— «Управление версиями» — «Восстановить несохранённые книги» (File — Properties
— Recover Unsaved Workbooks). Откроется специальная папка из недр Microsoft Office,
куда на такой случай сохраняются временные копии всех созданных или изменённых,
но несохранённых книг.

11. Сравнение двух диапазонов на отличия и совпадения

Весьма часто при работе в Excel возникает необходимость сравнить два списка и
быстро найти элементы, которые в них совпадают или отличаются. Самый быстрый и наглядный
способ сделать это:

Выделите оба сравниваемых столбца (удерживая клавишу Ctrl).

Выберите на вкладке «Главная» — «Условное форматирование» — «Правила выделения
ячеек» — «Повторяющиеся значения» (Home — Conditional formatting — Highlight Cell
Rules — Duplicate Values).

Выберите вариант «Уникальные» (Unique) в раскрывающемся списке.

12. Подбор (подгонка) результатов расчёта под нужные значения

Вы когда-нибудь подбирали входные значения в вашем расчёте Excel, чтобы получить на выходе нужный результат? В такие моменты чувствуешь себя матёрым артиллеристом, правда? Всего-то пара десятков итераций «недолёт — перелёт», и вот оно, долгожданное «попадание»!

Microsoft Excel сможет сделать такую подгонку за вас, причём быстрее и точнее.

Для этого нажмите на вкладке «Вставка» кнопку «Анализ “что если”» и выберите команду «Подбор параметра» (Insert — What If Analysis — Goal Seek). В появившемся окне задайте ячейку, где хотите подобрать нужное значение, желаемый результат и входную ячейку, которая должна измениться. После нажатия на «ОК» Excel выполнит до 100 «выстрелов», чтобы подобрать требуемый вами итог с точностью до 0,001.